Semarang-Wali Kota Semarang, Hevearita Gunaryanti Rahayu meminta kepada setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemerintah Kota (Pemkot) Semarang mempunyai bank data. Hal itu ia sampaikan saat membuka kegiatan Bimbingan Teknik (Bimtek) Pengawasan Kearsipan dan Penyampaian Hasil Pengawasan Kearsipan Intenal Kota Semarang di ruang Lokakrida Balai Kota Semarang, Senin (20/11). Mbak Ita sapaan akrab wali kota mengingatkan pentingnya setiap kedinasan memiliki kearsipan dokumen. Selain untuk mempermudah pencarian dokumen, ternyata Bank Data juga bisa menjadi salah satu faktor Pemerintah Daerah (Pemda) mendapatkan penghargaan.
“Contoh saat berlaga di tingkat pusat. Ada kegiatan-kegiatan untuk mendapatkan penghargaan, indikator-indikator juga dari dokumentasi. Saya sempat bingung karena Pemkot Semarang itu memiliki banyak program, kegiatan yang bagus, inovasinya banyak. Kok gak menang. Akhirnya saya kejar seperti TPID, APE, KLA, akhirnya kan bisa. Ternyata dokumen pendukung itu yang tidak dipunyai. Sehingga kami meminta Humas atau Kominfo agar memiliki bank data dokumen atau foto. Sehingga suatu saat orang butuh maka tinggal dicari. Misal untuk melengkapi data atau dokumen lomba atau penyusunan penghargaan inovasi,” ujarnya.
Dirinya juga menekankan kepada OPD untuk tidak menyepelekan arsip atau dokumentasi. “Kita tahu kearsipan ini sangat dibutuhkan oleh suatu lembaga atau institusi. Saya ingin membuka mindset rekan-rekan OPD, bahwa arsip itu jangan disepelekan,” tegas Ita.
Pihaknya lantas mencontohkan kasus audit BPK setiap tahunnya, bahwa dokumen menjadi barang penting saat terjadi temuan dan menjadi pegangan OPD. Pernah suatu ketika ada temuan, pihaknya meminta surat dan dokumen namun karena tidak terdokumentasi dengan baik sehingga menjadi janggal dan kurang pas.
“Padahal dokumen ini diperlukan, suatu saat kalau terjadi apa-apa dokumen ini berbicara.” imbuhnya. Sehingga mbak Ita menginstruksikan kepada jajarannya agar lebih rajin dan memperhatikan arsip dokumen di lingkungan kerja masing-masing.
“Saya menyampaikan bahwa semua OPD, semua dinas, semua badan, dan semua bagian atau camat lurah, itu semua harus simpan arsip-arsip atau dokumentasi. Yang mana biasanya kan dokumentasi itu sampai 30 tahun, tetapi yang dipakai itu biasanya kan maksimal 10 tahun, ya sudah dibuat saja,” lanjut wali kota perempuan pertama di kota Semarang tersebut.
“Mudah-mudahan arsip di Kota Semarang semakin tertib dan terdokumentasi dengan baik dan bila dibutuhkan semua sudah ada,” lanjutnya.
Sementara itu, Kepala Dinas Arsip Dan Perpustakaan, Endang Sarwiningsih Setyawulan mengakui jika persoalan karsipan masih banyak yang perlu dibenahi. Saat ini pihaknya sedang berbenah dan arsip-arsip dari OPD akan diadakan pengawasan atau audit arsip.
“Semua arsip OPD termasuk APBD ini harus kita kelola dengan baik, sehingga ketika arsip ini benar-benar dibutuhkan akan ditemukan dengan cepat dan mudah. Untuk arsip yang vital kita tidak hanya menggunakan arsip manual, tapi juga aplikasi Srikandi yang dipakai di seluruh Indonesia. Sudah digunakan pula oleh seluruh OPD hingga tingkat camat dan kelurahan. Kami membenahi arsip-arsip tata kelola yang digunakan untuk arsip statis, digunakan untuk penelitian, kesejarahan, memori bangsa ini harus diselamatkan,” pungkasnya.(had/red)
